CRM testen: Plan für die Testphase
Testen Sie ein CRM in einem begrenzten Pilot: 14 Tage für ein kleines Team mit kurzem Vertriebsweg, 30 Tage, wenn Angebote länger laufen oder mehrere Kanäle angebunden werden. Zwei oder drei Personen arbeiten in dieser Zeit mit echten, aktuellen Vorgängen statt mit Beispieldaten. Am Ende steht eine Entscheidung nach Kriterien, die Sie vor dem Start festgelegt haben.
Planen Sie den Pilot passend zum Testangebot. Laut Preis- und Hilfeseiten testen Sie bezahlte Tarife bei meetergo 7 Tage, bei Pipedrive und monday CRM 14 Tage, bei Zoho CRM 15 Tage und bei CentralStationCRM, Salesflare und weclapp 30 Tage. HubSpot, Zoho CRM, CentralStationCRM und meetergo haben zusätzlich einen dauerhaft kostenlosen Tarif, in dem ein Pilot weiterlaufen kann, solange dessen Grenzen passen.
Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet selbst ein CRM an und ist hier als Anbieter enthalten. Die Angaben zu allen Anbietern stammen von deren offiziellen Websites (Stand 9. November 2026). Wir haben keine Langzeittests durchgeführt; „Empfehlung“ ist eine redaktionelle Einschätzung für den genannten Einsatzzweck. So entsteht diese Übersicht.
Vor dem Start: Umfang und Team festlegen
Ein Test ohne Plan endet meist damit, dass jemand ein paar Kontakte anlegt und das Konto dann vergisst. Legen Sie deshalb vor dem ersten Login fest:
- Dauer. 14 Tage, wenn ein typischer Vorgang in dieser Zeit von der Anfrage bis zum Angebot kommt. Sonst 30 Tage.
- Anbieter. Höchstens zwei parallel, ausgewählt nach Ihrem Anforderungsprofil (siehe CRM auswählen).
- Ausschnitt. Eine Pipeline, die neuen Anfragen aus dem Testzeitraum und die offenen Angebote der letzten Wochen. Nicht der ganze Altbestand.
- Kriterien. Die Fragen aus der Tabelle unten, schriftlich und vor dem Start.
- Termin für die Entscheidung. Einige Tage vor Ende der Testphase, damit Sie nicht unter Zeitdruck buchen.
Wer testet: die Person, die das CRM später am meisten nutzt, eine zweite Person, die mit denselben Kunden arbeitet, und die Person, die entscheidet. Eine davon verantwortet den Test, sammelt Fragen und schreibt die Ergebnisse auf.
Echte Daten brauchen einen Vertrag. Sobald echte Kundendaten ins System gehen, verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auch im Test. Übernehmen Sie nur die Daten, die Sie für den Pilot brauchen. Das ist keine Rechtsberatung.
Der Plan für den Pilot
Einrichten
- AVV abschließen, Konto anlegen, Testpersonen einladen.
- Pipeline-Phasen und wenige Pflichtfelder anlegen.
- Offene Vorgänge als Stichprobe importieren und die Zuordnung prüfen.
- E-Mail und Kalender anbinden, soweit der Testtarif das erlaubt.
Im Alltag arbeiten
- Jede neue Anfrage landet nur noch im CRM.
- Gesprächsnotizen und Aufgaben werden direkt im CRM erfasst.
- Jede Testperson notiert, wo sie etwas doppelt eintragen musste.
Prüfen und auswerten
- Führen Sie eine Vertriebsrunde am Pipeline-Board statt mit der alten Liste.
- Exportieren Sie alle Testdaten einmal und prüfen Sie das Format.
- Gehen Sie die Kriterien gemeinsam durch und halten Sie die Antworten fest.
Woche 3 und 4
Nutzen Sie die zusätzliche Zeit für das, was im kurzen Test fehlt: einen Vorgang, der vom Erstgespräch bis zum Abschluss läuft, eine Vertretung, bei der eine Person die Kunden einer anderen übernimmt, und einen Bericht am Monatsende.
Erfolgskriterien für die Entscheidung
Qualitative Fragen, die jede Testperson am Ende beantwortet. Legen Sie vorher fest, welche davon ein klares Ja brauchen.
| Kriterium | Frage am Ende des Pilots |
|---|---|
| Vollständigkeit | Steht jede Anfrage aus dem Testzeitraum im CRM? |
| Automatische Erfassung | Kamen E-Mails, Termine oder Anrufe ohne Handarbeit beim Kontakt an? |
| Bedienung | Kamen alle Testpersonen ohne Schulung zurecht? |
| Überblick | Zeigt die Pipeline ohne Nachfragen, welcher Vorgang wo steht? |
| Zusammenarbeit | Konnte eine Person den Stand eines Kunden verstehen, den eine andere betreut? |
| Datenschutz | Sind AVV, Speicherort und Rechte so, wie Ihr Profil es verlangt? |
| Ausstieg | Kamen alle Daten beim Testexport vollständig und lesbar heraus? |
| Kosten | Passt der Preis für Ihr Team und den nötigen Tarif zum Budget? |
Die Kriterien sind ein Vorschlag des Herausgebers. Die Listenpreise für die Kostenfrage stehen auf der Seite CRM-Kosten.
Testphasen und Gratistarife der Anbieter
Angaben laut Preis- und Hilfeseiten, Stand 9. November 2026. „Nicht genannt“ heißt: Die Seite sagt dazu nichts.
| Anbieter | Kostenloser Tarif | Testphase | Nach dem Test laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| meetergo | ja, 10 Deals, bis zu 3 Personen | Light, Suite und Premium 7 Tage, ohne Kreditkarte | automatischer Wechsel in Free, ohne Abbuchung |
| HubSpot | ja, bis zu 2 Benutzende, 1.000 Kontakte | keine zeitlich begrenzte Starter-Testversion; HubSpot verweist auf die kostenlosen Tools | Upgrade auf Starter jederzeit möglich |
| Zoho CRM | ja, bis zu 3 Benutzer | 15 Tage für andere Editionen, aus der kostenlosen Edition heraus | nicht genannt |
| CentralStationCRM | ja, 3 Nutzer:innen, 200 Kontakte | 30 Tage in allen Paketen, ohne Zahlungsdaten | Vertrag entsteht erst mit Paketwahl und Zahlungsdaten |
| Pipedrive | nein | 14 Tage, vollständiger Zugriff, ohne Kreditkarte | nicht genannt |
| monday CRM | nein | 14 Tage, ohne Kreditkarte, keine Benutzerbeschränkung | weiter durch Kauf eines Pakets |
| Salesflare | nein | 30 Tage, ohne Kreditkarte | Hinweis per E-Mail vor Ablauf; Konto und Daten bleiben beim Wechsel in einen bezahlten Tarif |
| weclapp | nein | 30 Tage | Test läuft automatisch ab, keine Kündigung nötig |
Die Quelle jeder Zeile steht unten unter „Quellen“. Exportieren Sie Ihre Testdaten vor dem Ende der Testphase, wenn Sie den Anbieter nicht weiter nutzen wollen.
Entscheidung und Rollout
Wenn die Muss-Kriterien erfüllt sind
Buchen Sie den Tarif, den Ihr Profil braucht, nicht den größten. Rechnen Sie dabei mit der Nutzerzahl in zwölf Monaten. Übernehmen Sie die Einstellungen aus dem Pilot und starten Sie den Rollout.
Wenn ein Muss-Kriterium fehlt
Halten Sie fest, woran es lag: Funktion, Bedienung, Datenschutz oder Preis. Exportieren Sie die Testdaten und testen Sie den zweiten Anbieter von Ihrer Liste mit demselben Plan. So bleibt der Vergleich fair.
Wenn das Ergebnis nicht eindeutig ist
Meist fehlte ein echter Vorgang oder eine Testperson hat kaum mitgearbeitet. Verlängern Sie nicht ins Blaue. Klären Sie die offene Frage gezielt, notfalls im Gratistarif, und entscheiden Sie zu einem festen Termin.
Vom Pilot zum ganzen Team
- Den restlichen Datenbestand bereinigen und importieren.
- Alle weiteren Personen mit Rollen und Rechten einladen.
- Feste Regeln vereinbaren und die alte Liste archivieren.
Den vollständigen Ablauf beschreibt der Leitfaden CRM einführen.
Unsere Einschätzung als Herausgeber
Wollen Sie testen, wie Terminbuchungen automatisch zu Kontakten werden, reichen die 7 Testtage von meetergo für einen ersten Eindruck; danach läuft das Konto in Free mit 10 Deals weiter. Für einen Pilot über 30 Tage mit vollem Funktionsumfang sind CentralStationCRM, Salesflare oder weclapp mit ihren 30 Testtagen besser geeignet.
Fragen und Antworten
Wie lange sollte ich ein CRM testen?
Lange genug, damit ein typischer Vorgang mindestens bis zum Angebot kommt. Für viele kleine Teams sind das 14 Tage, bei längeren Verkaufswegen 30 Tage.
Soll ich mit echten Daten testen?
Ja, mit einem Ausschnitt. Nur mit echten Vorgängen sehen Sie, ob E-Mails, Termine und Aufgaben im Alltag ankommen. Schließen Sie vorher den AVV ab und übernehmen Sie nicht mehr Daten als nötig.
Brauche ich für den Test eine Kreditkarte?
Laut Anbieter nicht bei meetergo, Pipedrive, monday CRM und Salesflare. CentralStationCRM testet ohne Zahlungsdaten, und HubSpot verlangt für das kostenlose CRM laut Produktseite keine Kreditkarte.
Was passiert mit meinen Daten nach dem Test?
Das regelt jeder Anbieter anders, und nicht alle sagen es auf der Preisseite. meetergo wechselt automatisch in Free, Salesflare behält Konto und Daten beim Wechsel in einen bezahlten Tarif. Exportieren Sie vor dem Ende, wenn Sie nicht weitermachen.
Kann ich zwei CRM gleichzeitig testen?
Ja, aber nicht mehr. Erfassen Sie dieselben neuen Anfragen in beiden Systemen und vergleichen Sie mit denselben Kriterien. Bei mehr als zwei Systemen pflegt das Team nichts mehr richtig.
Weiterlesen
Quellen
- meetergo Preise: Free, 7 Tage Test ohne Kreditkarte, danach Free ohne Abbuchung
- HubSpot CRM: kostenlose Version, keine Kreditkarte
- HubSpot Starter: keine zeitlich begrenzte Testversion, Upgrade jederzeit
- Zoho CRM Preise: kostenlose Edition für bis zu 3 Benutzer
- Zoho CRM Abonnements verwalten: 15-Tage-Test anderer Editionen aus der kostenlosen Edition
- CentralStationCRM Preise: 30 Tage in allen Paketen, ohne Zahlungsdaten, Vertragsschluss
- Pipedrive Preise: 14 Tage, vollständiger Zugriff, ohne Kreditkarte
- monday CRM Preise: 14 Tage, ohne Kreditkarte, danach Kauf eines Pakets
- Salesflare Preise: 30 Tage, ohne Kreditkarte, Daten bleiben
- weclapp Preise: 30 Tage, läuft automatisch ab
- DSGVO (EUR-Lex): Art. 28 Auftragsverarbeiter
Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Pilotplan, Kriterien und Einschätzungen sind eigene redaktionelle Inhalte. Keine Rechtsberatung.
Diesen Eintrag zitieren
CRM für kleine Unternehmen. „CRM testen: Plan für die Testphase“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://crm-fuer-kleine-unternehmen.de/testphase/