Glossar · Stand November 2026

CRM-Glossar: Begriffe einfach erklärt

Kurz beantwortet

Dieses Glossar erklärt 24 Begriffe, die Ihnen bei Auswahl und Einführung eines CRM begegnen: vom Lead über Pipeline und Forecast bis zu den Datenschutzbegriffen AVV, Unterauftragsverarbeiter und Data Privacy Framework.

Die Definitionen sind redaktionell und auf kleine Unternehmen zugeschnitten. Rechtsbegriffe verweisen auf die DSGVO und die Beschlüsse der EU-Kommission. Wo ein Anbieter einen Begriff besonders umsetzt, nennen wir ihn als Beispiel mit Quelle.

Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet selbst ein CRM an und ist hier als Anbieter enthalten. Die Angaben zu allen Anbietern stammen von deren offiziellen Websites (Stand 9. November 2026). Wir haben keine Langzeittests durchgeführt; „Empfehlung“ ist eine redaktionelle Einschätzung für den genannten Einsatzzweck. So entsteht diese Übersicht.

Die Begriffe

Geordnet nach Themen: zuerst Vertrieb und Daten, dann E-Mail und Technik, zuletzt Datenschutz.

Lead: Eine Person oder Firma, die Interesse gezeigt hat, aber noch nicht als Verkaufschance qualifiziert ist, etwa nach einer Formularanfrage. Manche CRM-Systeme führen Leads als eigenes Modul, Zoho CRM zum Beispiel unter „Leads“; andere führen sie als Kontakt mit Status.
Kontakt: Datensatz einer einzelnen Person mit Kontaktdaten, Zuständigkeit und Zeitleiste. Der Kontakt ist das zentrale Objekt fast jedes CRM.
Firma: Datensatz eines Unternehmens, dem mehrere Kontakte und Deals zugeordnet sind. In englischen Oberflächen oft „Company“ oder „Account“. In meetergo CRM bekommen Firmen eigene benutzerdefinierte Felder wie Kontakte.
Deal: Eine konkrete Verkaufschance mit Wert, Phase und erwartetem Abschlussdatum, auch Verkaufschance oder Opportunity genannt. Ein Kontakt oder eine Firma kann mehrere Deals haben.
Pipeline: Die Abfolge der Phasen, die ein Deal bis zum Abschluss durchläuft, meist als Kanban-Board mit Spalten dargestellt. Getrennte Pipelines lohnen sich für getrennte Prozesse, etwa Neukunden und Verlängerungen. Manche Gratistarife enthalten nur eine Pipeline.
Pipeline-Phase: Ein Schritt in der Pipeline, zum Beispiel Anfrage, Angebot oder Verhandlung. Jede Phase braucht ein klares Kriterium, wann ein Deal sie erreicht. Ein Beispiel steht im Leitfaden CRM einführen.
Gewinnwahrscheinlichkeit: Prozentwert, mit dem ein Deal voraussichtlich gewonnen wird. Er wird meist pro Phase vorgegeben und kann für einzelne Deals angepasst werden. Er ist eine Schätzung, keine Messung.
Forecast: Prognose des erwarteten Umsatzes in einem Zeitraum. Beim gewichteten Forecast wird der Wert jedes Deals mit seiner Gewinnwahrscheinlichkeit multipliziert: Ein Deal über 10.000 € mit 30 % zählt mit 3.000 €.
Zeitleiste: Chronologische Ansicht aller Aktivitäten zu einem Kontakt: Notizen, E-Mails, Anrufe und Termine. Auch Aktivitätenverlauf oder Timeline genannt.
Aufgabe: Ein nächster Schritt mit Datum und zuständiger Person, etwa „Angebot nachfassen“. Aufgaben sorgen dafür, dass kein offener Deal ohne nächsten Schritt bleibt.
Dublette: Ein doppelt angelegter Datensatz, etwa derselbe Kontakt in zwei Schreibweisen. Dubletten verfälschen Berichte und führen zu doppelter Ansprache. Gute Importwerkzeuge erkennen mögliche Dubletten und lassen sie vor dem Zusammenführen prüfen.
Custom Field: Ein eigenes, frei definiertes Feld, auf Deutsch benutzerdefiniertes Feld, zum Beispiel „Vertragsende“. Nicht jeder Gratistarif enthält es: Zoho CRM Free hat laut Spezifikation keine benutzerdefinierten Felder.
Rollen und Rechte: Regeln, wer welche Daten sehen, ändern oder löschen darf. Wichtig für den Datenschutz, weil nicht jede Person im Team alle Kundendaten braucht.
E-Mail-Sync: Verbindung zwischen Postfach und CRM, bei der E-Mails mit einem Kontakt automatisch im CRM erscheinen. Oft erst in bezahlten Tarifen enthalten: bei meetergo ab Suite, bei Zoho CRM ab Standard; HubSpot nennt die E-Mail-Synchronisierung als Teil von Starter.
BCC-Logging: Sie setzen eine CRM-Adresse in Blindkopie (BCC) oder leiten eine E-Mail weiter, und das CRM legt sie beim Kontakt ab. Eine Alternative, wenn kein E-Mail-Sync verfügbar ist. Bei meetergo CRM wird die Mail so zur Notiz am Kontakt; neue Kontakte werden angelegt.
API: Programmierschnittstelle, über die andere Software Daten mit dem CRM austauscht. Tarife begrenzen sie oft; Zoho CRM Free erlaubt laut Preisseite 5.000 API-Aufrufe pro Tag.
Verantwortlicher: Nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Wenn Sie ein CRM für Ihre Kundendaten nutzen, sind das in der Regel Sie.
Auftragsverarbeiter: Nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Ein Cloud-CRM-Anbieter ist für Ihre Kundendaten in der Regel Auftragsverarbeiter.
AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO zwischen Ihnen und dem CRM-Anbieter. Er legt unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung fest und ist schriftlich abzufassen, ein elektronisches Format genügt (Abs. 9). Englisch: Data Processing Agreement (DPA).
Unterauftragsverarbeiter: Ein weiterer Dienstleister, den der CRM-Anbieter einsetzt, etwa für Hosting, E-Mail-Versand oder Zahlungsabwicklung. Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO braucht der Anbieter dafür Ihre vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung. Viele Anbieter veröffentlichen eine Liste mit Standort und Übermittlungsgrundlage, meetergo zum Beispiel als Bestandteil des AVV.
Drittland: Ein Staat außerhalb von EU und EWR. Übermittlungen dorthin sind nur unter den Bedingungen von Art. 44 ff. DSGVO zulässig, etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45) oder geeigneter Garantien (Art. 46).
Data Privacy Framework: Datenschutzrahmen EU-USA. Mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10. Juli 2023 hat die EU-Kommission ein angemessenes Schutzniveau für Übermittlungen an US-Organisationen festgestellt, die auf der „Data Privacy Framework List“ des U.S. Department of Commerce stehen. Für nicht gelistete Empfänger gilt der Beschluss nicht. Kurz: DPF.
Standardvertragsklauseln: Von der EU-Kommission vorgegebene Vertragsklauseln für Übermittlungen in Drittländer, festgelegt im Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 vom 4. Juni 2021. Sie sind eine geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO. Englisch: Standard Contractual Clauses (SCC).
Datenresidenz: Zusage, dass Daten eine bestimmte Region nicht verlassen, auch nicht bei Unterauftragsverarbeitern. Sie geht weiter als die Angabe eines Serverstandorts. monday CRM sichert strikte regionale Datenresidenz in der EU laut Trust Center nur Enterprise-Konten zu.

Fragen und Antworten

Was ist der Unterschied zwischen Lead und Kontakt?

Ein Lead ist ein Interessent, der noch nicht qualifiziert ist. Ein Kontakt ist jede Person, die Sie im CRM führen, egal ob Interessent, Kunde oder Partner. Manche Systeme trennen beides, andere arbeiten nur mit Kontakten und einem Status.

Was ist der Unterschied zwischen Deal und Pipeline?

Ein Deal ist eine einzelne Verkaufschance. Die Pipeline ist die Abfolge der Phasen, in denen alle Deals stehen. Die Pipeline zeigt also viele Deals, jeder Deal steht in genau einer Phase.

Ist ein AVV dasselbe wie ein DPA?

Ja. Data Processing Agreement (DPA) oder Data Processing Addendum ist die englische Bezeichnung für den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. US-Anbieter wie HubSpot, Pipedrive oder monday CRM nennen ihn so.

Reicht das Data Privacy Framework allein?

Es gilt nur für US-Empfänger auf der Data Privacy Framework List. Mehrere Anbieter stützen Übermittlungen deshalb auf DPF und Standardvertragsklauseln zugleich, zum Beispiel HubSpot und Pipedrive. Ob das für Ihren Fall reicht, ist eine rechtliche Frage; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Mehr auf der Seite DSGVO-konformes CRM.

Weiterlesen

Quellen

Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex: Art. 4, 28, 44 bis 46
Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, EUR-Lex
Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, EUR-Lex
meetergo CRM: Firmenfelder, BCC, E-Mail-Sync ab Suite
meetergo Unterauftragsverarbeiter
HubSpot Starter: E-Mail-Synchronisierung
Zoho CRM Preise: Leads, API-Aufrufe, E-Mail-Integration ab Standard
Zoho CRM Spezifikationen
monday Trust Center
HubSpot Datenhosting FAQ: DPF und Standardvertragsklauseln
Pipedrive DPA

Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Definitionen sind eigene redaktionelle Erklärungen; Rechtsbegriffe folgen dem Wortlaut der genannten Rechtstexte. Keine Rechtsberatung.

Diesen Eintrag zitieren

CRM für kleine Unternehmen. „CRM-Glossar: Begriffe einfach erklärt“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://crm-fuer-kleine-unternehmen.de/glossar/