Kostenloses CRM für kleine Unternehmen
Ein dauerhaft kostenloses CRM bieten laut eigenen Angaben HubSpot (bis zu 2 Benutzende, 1.000 Kontakte), Zoho CRM (bis zu 3 Benutzer), Zohos Einsteigerprodukt Bigin (1 Benutzer, 500 Datensätze), CentralStationCRM (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte) und meetergo (bis zu 3 Personen, 10 Deals). Pipedrive, monday CRM, Salesflare und weclapp haben keinen Gratistarif, sondern Testzeiträume von 14 oder 30 Tagen.
Die Grenze, an die kleine Teams zuerst stoßen, ist oft nicht die Nutzerzahl. Häufiger fehlen im Gratistarif E-Mail-Synchronisierung, eigene Felder oder mehrere Pipelines, oder die Kontakt- und Deal-Grenze ist schnell erreicht. Rechnen Sie deshalb vor dem Start aus, was der nächste Tarif für Ihr Team kostet.
Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet selbst ein CRM an und ist hier als Anbieter enthalten. Die Angaben zu allen Anbietern stammen von deren offiziellen Websites (Stand 9. November 2026). Wir haben keine Langzeittests durchgeführt; „Empfehlung“ ist eine redaktionelle Einschätzung für den genannten Einsatzzweck. So entsteht diese Übersicht.
Kostenlose CRM-Tarife und ihre Grenzen
Angaben laut Preis-, Produkt- und Hilfeseiten der Anbieter, Stand 9. November 2026. „Nicht genannt“ heißt: Die Seite nennt dazu keine Zahl.
| Tarif | Nutzer | Kontakte | Deals und Pipelines | Daten und Historie | Was laut Anbieter fehlt |
|---|---|---|---|---|---|
| meetergo Free | bis zu 3 Personen, die sich die Free-Limits teilen | nicht genannt | 10 Deals; ab Light unbegrenzt | nicht genannt | E-Mail-Sync erst ab Suite; keine automatisierten Workflows; Entfernen des meetergo-Logos nicht enthalten |
| HubSpot kostenlose Tools | bis zu 2 Benutzende | 1.000 Kontakte | Dealpipelines enthalten, keine Zahl genannt | laut FAQ ohne zeitliche Beschränkung und ohne Begrenzung der Kundendaten | Die Starter-Seite nennt als Zusatz u. a. E-Mail-Synchronisierung, E-Signaturen und kein HubSpot-Branding |
| CentralStationCRM Starter | 3 Nutzer:innen | 200 Kontakte | 1 Pipeline; bis zu 50 per Erweiterung, nur in bezahlten Paketen | 100 MB Dateien | Erweiterungen wie zusätzliche Pipelines oder KPI-Tracking nur in kostenpflichtigen Paketen |
| Zoho CRM Free | bis zu 3 Benutzer | nicht genannt | Leads und Deals enthalten; mehrere Vertriebspipelines nennt Zoho erst für Standard | Datenexport bis zu 10-mal; bis zu 10 eigene E-Mail-Vorlagen | keine benutzerdefinierten Felder; E-Mail-Integration und Umsatzprognosen erst ab Standard |
| Bigin by Zoho Free | 1 Benutzer | 500 Datensätze insgesamt | 1 Pipeline | Pipelines, Kontakte, Aktivitäten und Notizen zählen zu den 500 Datensätzen | Integration von E-Mail und WhatsApp Business erst ab Express |
Pipedrive (14 Tage), monday CRM (14 Tage), Salesflare (30 Tage) und weclapp (30 Tage) bieten keinen Gratistarif, nur einen Testzeitraum. Die Quelle jeder Zeile steht unten unter „Quellen“. Die Anbieter im Detail finden Sie im Vergleich auf der Startseite.
Was in kostenlosen CRM-Tarifen meist fehlt
Die Gratistarife unterscheiden sich in den Zahlen, die fehlenden Funktionen ähneln sich aber. Laut den Preisseiten betrifft das vor allem vier Bereiche:
- E-Mail-Anbindung. Die Synchronisierung mit Gmail oder Outlook ist bei meetergo erst ab Suite, bei Zoho CRM ab Standard und bei Bigin ab Express enthalten. HubSpot nennt die E-Mail-Synchronisierung als Teil von Starter. Ohne Sync kommen E-Mails nur von Hand oder per Weiterleitung ins CRM.
- Automationen. meetergo Free enthält keine automatisierten Workflows. Zoho nennt Workflowautomatisierung dagegen schon für die kostenlose Edition.
- Struktur. Zoho CRM Free hat laut Spezifikation keine benutzerdefinierten Felder, Bigin Free und CentralStationCRM Starter haben je eine Pipeline. Wer Neukunden und Bestandskunden in getrennten Pipelines führen will, braucht einen bezahlten Tarif oder eine Erweiterung.
- Menge. 200 Kontakte, 500 Datensätze, 1.000 Kontakte oder 10 Deals reichen für einen Test. Für ein laufendes Geschäft sind sie je nach Anfragevolumen schnell erreicht.
Klären Sie außerdem, was beim Wechsel passiert. Bei meetergo laufen die bezahlten Tarife 7 Tage zur Probe und wechseln danach laut Preisseite automatisch in Free, ohne Abbuchung. Zoho begrenzt den Datenexport in der kostenlosen Edition auf zehn Exporte. Exportieren Sie nach dem ersten Import einmal testweise, dann wissen Sie, in welchem Format Ihre Daten wieder herauskommen.
Was der nächste Tarif für drei Personen kostet
Rechenbeispiel mit den Nettopreisen der Anbieter für drei Nutzer, Stand 9. November 2026. Preise pro Nutzer mal drei; CentralStationCRM rechnet in Paketen.
| Anbieter und Tarif | Was dazukommt | Preisbasis | 3 Personen pro Monat |
|---|---|---|---|
| meetergo Light | unbegrenzte Deals, HubSpot- und Pipedrive-Sync | 9,90 € pro Nutzer/Monat, jährlich | 29,70 € |
| meetergo Suite | zusätzlich E-Mail-Sync mit Gmail, Outlook oder IMAP | 29,90 € im ersten Jahr, danach 34,90 € pro Nutzer/Monat | 89,70 €, ab dem zweiten Jahr 104,70 € |
| CentralStationCRM Team | 3.000 Kontakte, 1 GB Dateien, Erweiterungen buchbar | 25 € pro Monat für 3 Nutzer:innen | 25 € |
| HubSpot Starter | höhere Nutzungslimits, E-Mail-Synchronisierung, E-Signaturen | regulär 20 € pro Lizenz/Monat | 60 € |
| Zoho CRM Standard | E-Mail-Integration, mehrere Pipelines, Umsatzprognosen | 14 € pro Benutzer/Monat jährlich oder 20 € monatlich | 42 € jährlich gerechnet, 60 € monatlich |
Alle Preise zzgl. MwSt. bzw. Steuern laut Anbieter. HubSpot zeigt zeitweise Rabatte für Neukunden; hier steht der reguläre Preis. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Angebot.
Wann sich ein bezahlter Tarif lohnt
Sie pflegen Daten doppelt
Wenn Sie E-Mails von Hand ins CRM kopieren oder Termine zweimal eintragen, kostet das jede Woche Zeit. Setzen Sie diese Zeit gegen den Preis aus der Tabelle oben. Ein Tarif mit E-Mail-Sync oder Kalenderanbindung ist oft die erste sinnvolle Stufe.
Die Grenze ist absehbar
Schätzen Sie, wie viele neue Kontakte oder Deals pro Monat dazukommen. Ist die Grenze des Gratistarifs in wenigen Monaten erreicht, planen Sie den Wechsel vor der Einführung statt mitten im Betrieb.
Eine weitere Person kommt dazu
Bei meetergo, CentralStationCRM und Zoho CRM endet der Gratistarif bei drei Personen, bei HubSpot bei zwei, bei Bigin bei einer. Prüfen Sie dann, ob der Anbieter pro Nutzer oder in Paketen abrechnet.
Unsere Einschätzung als Herausgeber
Läuft Ihr Vertrieb über Termine, ist meetergo ein naheliegender Start: Free zum Ausprobieren, Light für unbegrenzte Deals. Beachten Sie die Grenze von 10 Deals in Free und dass E-Mail-Sync erst ab Suite kommt. Wer nur Kontakte und eine Pipeline mit Speicherung in Deutschland braucht, fährt mit CentralStationCRM Team für 25 € im Monat für drei Personen günstiger. Wer zu zweit mit bis zu 1.000 Kontakten kostenlos starten und später Marketing-Funktionen dazunehmen will, ist bei HubSpot besser aufgehoben.
Fragen und Antworten
Ist ein kostenloses CRM wirklich dauerhaft kostenlos?
Bei HubSpot, Zoho CRM, CentralStationCRM und meetergo laut Anbieter ja, ohne Ablaufdatum. Die Grenzen bei Nutzern, Kontakten oder Deals gelten aber dauerhaft. Testzeiträume wie bei Pipedrive oder monday CRM enden dagegen nach 14 Tagen.
Welches kostenlose CRM erlaubt die meisten Kontakte?
Unter den Gratistarifen mit einer genannten Kontaktgrenze nennt HubSpot mit 1.000 Kontakten die höchste Zahl. Zoho CRM und meetergo nennen auf ihren Preisseiten keine Kontaktgrenze; meetergo begrenzt in Free stattdessen die Deals auf 10.
Brauche ich eine Kreditkarte?
HubSpot nennt für das kostenlose CRM ausdrücklich keine Kreditkarte. meetergo testet die bezahlten Tarife 7 Tage ohne Kreditkarte, CentralStationCRM 30 Tage ohne Zahlungsdaten. Pipedrive, monday CRM und Salesflare testen ebenfalls ohne Kreditkarte.
Reicht ein kostenloses CRM für ein Einzelunternehmen?
Oft ja, solange die Grenzen passen. Bigin by Zoho ist in Free auf einen Benutzer ausgelegt. Wer viele Termine vergibt, sollte darauf achten, dass Kontakte aus Buchungen automatisch im CRM landen.
Gilt der Datenschutz auch im Gratistarif?
Ja. Art. 28 DSGVO knüpft nicht am Preis an, sondern daran, dass ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Fragen Sie also auch beim Gratistarif nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr dazu auf der Seite DSGVO-konformes CRM.
Weiterlesen
Quellen
- meetergo Preise: Free mit 10 Deals und bis zu 3 Personen, Light, Suite, Test 7 Tage
- meetergo CRM: E-Mail-Sync ab Suite
- HubSpot CRM: kostenlose Tools, FAQ mit Nutzer- und Kontaktgrenze
- HubSpot Starter: regulärer Preis und Funktionen
- CentralStationCRM Preise: Starter, Team, Erweiterungen
- CentralStationCRM Pipeline: eine Pipeline inklusive, Erweiterung bis 50 Pipelines
- Zoho CRM Preise: kostenlose Edition und Standard
- Zoho CRM Spezifikationen: benutzerdefinierte Felder je Edition
- Bigin Preise: Free: 1 Benutzer, 500 Datensätze, 1 Pipeline
- Pipedrive Preise
- monday CRM Preise
- Salesflare Preise
- weclapp Preise
Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Zoho-Preise in Euro stammen aus der Preisdatei, die die offizielle Preisseite lädt. Einschätzungen und Rechenbeispiele sind eigene redaktionelle Inhalte.
Diesen Eintrag zitieren
CRM für kleine Unternehmen. „Kostenloses CRM für kleine Unternehmen“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://crm-fuer-kleine-unternehmen.de/kostenlos/