CRM auswählen: Anforderungsprofil und Checkliste
Ein CRM wählen Sie am sichersten aus wie bei einer kleinen Ausschreibung: erst das Anforderungsprofil, dann der Vergleich von zwei bis drei Anbietern an diesem Profil. Das Profil beantwortet fünf Fragen: Wie entsteht ein Auftrag? Wer arbeitet im CRM? Über welche Kanäle kommen Kunden? Wo dürfen die Daten liegen? Was darf es mit dem ganzen Team kosten?
Die Anbieter im Vergleich unterscheiden sich weniger in den Grundfunktionen als im Ansatz: Vertriebs-Pipeline, große Plattform, einfaches CRM, CRM als Teil eines ERP oder CRM in einer Termin-Suite. Wer diese Einordnung kennt, streicht schnell die Hälfte der Liste. Manchmal ist das Ergebnis auch, dass die Tabelle vorerst reicht.
Dieser Vergleich wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet selbst ein CRM an und ist hier als Anbieter enthalten. Die Angaben zu allen Anbietern stammen von deren offiziellen Websites (Stand 9. November 2026). Wir haben keine Langzeittests durchgeführt; „Empfehlung“ ist eine redaktionelle Einschätzung für den genannten Einsatzzweck. So entsteht diese Übersicht.
Was Sie vor dem Vergleich festlegen
Funktionslisten sind lang und ähneln sich. Vergleichen Sie deshalb erst, wenn Ihr eigener Bedarf schriftlich vorliegt. Klären Sie im Team:
- Den Weg zum Auftrag. Anfrage, Gespräch, Angebot, Abschluss: Welche Schritte gibt es, und wo entstehen dabei heute Daten?
- Die Personen. Wer arbeitet täglich im CRM, wer schaut nur hinein, wer darf was sehen?
- Die Menge. Wie viele Kontakte und offene Vorgänge haben Sie heute, und wie viele kommen pro Monat dazu?
- Die Kanäle. E-Mail, Telefon, Terminbuchung, Formular, Messenger: Über welche Wege kommen Anfragen?
- Die Anbindungen. Welcher Kalender, welches Postfach, welches Rechnungsprogramm muss mit dem CRM zusammenarbeiten?
- Den Datenschutz. Gibt es Vorgaben zum Speicherort, etwa von Kunden oder aus Ihrer Branche? Grundlagen dazu auf der Seite DSGVO-konformes CRM.
- Budget und Entscheidung. Was darf das CRM in zwölf Monaten kosten, wer entscheidet, bis wann?
Das Anforderungsprofil zum Ausfüllen
Übernehmen Sie die Tabelle in ein eigenes Dokument und füllen Sie die mittlere Spalte mit Ihren Werten. Ergänzen Sie eine Spalte „Muss oder Kann“: Nur Muss-Kriterien schließen einen Anbieter aus.
| Bereich | Was Sie eintragen | So prüfen Sie es beim Anbieter |
|---|---|---|
| Auftragsweg | Ihre Schritte von der Anfrage bis zum Abschluss, daraus die Pipeline-Phasen | Lassen sich die Phasen so anlegen, ohne Umwege? |
| Nutzer | Anzahl heute und in zwölf Monaten, getrennt nach täglicher und gelegentlicher Nutzung | Preis pro Nutzer oder Paket, Mindestnutzerzahl |
| Rollen und Rechte | Wer welche Kontakte, Deals und Berichte sehen darf | Gibt es Rollen im gewünschten Tarif? |
| Datenbestand | Anzahl Kontakte, Firmen und offene Vorgänge, Quelle der Daten | Kontaktgrenzen im Tarif, Importformat, Dublettenprüfung |
| Kanäle | Die Wege, über die Anfragen kommen, nach Häufigkeit sortiert | Welche Kanäle landen automatisch beim Kontakt? |
| E-Mail und Kalender | Ihr Postfach- und Kalenderdienst | Synchronisierung ab welchem Tarif, Weiterleitung oder BCC |
| Angebote und Rechnungen | Wo Sie heute Angebote und Rechnungen schreiben | Im CRM enthalten, als Anbindung oder gar nicht? |
| Datenschutz | Ihre Vorgaben zu Speicherort und Übermittlungen | AVV, Speicherort, Liste der Unterauftragsverarbeiter |
| Sprache | Sprache der Oberfläche für alle Nutzer | Hilfeseite zu den Sprachen der Oberfläche |
| Budget | Höchstbetrag für zwölf und für 24 Monate | Listenpreis mal Nutzer, Preis ab dem zweiten Jahr, Zusatzmodule |
| Ausstieg | Welche Daten Sie bei einem Wechsel mitnehmen müssen | Exportformat, Kündigungsfrist, Löschung nach Vertragsende |
Die Tabelle enthält bewusst keine Beispielwerte. Was ein Lead, eine Pipeline-Phase oder ein AVV ist, erklärt das Glossar.
Nach welchen Kriterien Sie vergleichen
Wenige Kriterien, die Sie für jeden Anbieter gleich beantworten, helfen mehr als eine lange Punkteliste:
Was kommt ohne Handarbeit ins CRM?
Ein CRM, in das alles von Hand eingetragen werden muss, wird im Alltag nicht gepflegt. Prüfen Sie Ihre häufigsten Kanäle zuerst.
Was kostet es in zwei Jahren?
Rechnen Sie mit Ihrer Nutzerzahl in zwölf Monaten, mit dem regulären Preis ab dem zweiten Jahr und mit den Zusatzmodulen, die Sie brauchen. Die Listenpreise stehen auf der Seite CRM-Kosten.
Wo endet der Tarif?
Kontaktgrenzen, Deal-Grenzen, Zahl der Pipelines, eigene Felder und E-Mail-Sync sind oft an Tarife gebunden.
Wo liegen die Daten?
Speicherort, AVV und mögliche Übermittlungen in Drittländer stehen in den Unterlagen der Anbieter. Lesen Sie die Dokumente, nicht nur die Startseite.
Kommt das Team ohne Schulung zurecht?
Das lässt sich nur im Test klären, mit den Personen, die das CRM später täglich nutzen.
Kommen Sie wieder heraus?
Prüfen Sie Export und Kündigungsfrist vor dem Vertrag. Ein Wechsel ist leichter, wenn Ihre Daten in einem offenen Format vorliegen.
Wie sich die Anbieter unterscheiden
Einordnung nach den Selbstbeschreibungen und Preisseiten der Anbieter, Stand 9. November 2026. Keine Rangfolge.
| Ansatz | Anbieter | Was laut Anbieter dazugehört | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Vertriebs-Pipeline | Pipedrive, monday CRM, Salesflare | Pipedrive: Kanban-Pipeline und Zwei-Wege-E-Mail-Sync; monday CRM: mehrere Pipelines, codefrei anpassbar; Salesflare: Kontaktdaten aus Postfach, Kalender und Signaturen | kein Gratistarif; monday CRM ab 3 Benutzern |
| Plattform | HubSpot, Zoho CRM | kostenlose Version und bezahlte Stufen mit höheren Limits; Zoho verweist Kleinunternehmen und Freiberufler zusätzlich auf Bigin | HubSpot weist das Rechenzentrum bei der Registrierung nach IP zu; Zoho speichert in den USA oder der EU |
| Einfaches CRM | CentralStationCRM | operatives CRM statt Analytik, Speicherung in Deutschland | Paketpreise; Team endet bei 3 Nutzer:innen |
| CRM mit ERP | weclapp | Lead- und Chancenmanagement, dazu Rechnungen und Mahnungen; Rechenzentren in Deutschland | CRM erst im Paket ERP Dienstleistung, 86 € pro Nutzer/Monat jährlich |
| CRM in einer Termin-Suite | meetergo | Kontakt entsteht bei der ersten Terminbuchung; Telefonassistent und WhatsApp landen beim Kontakt; Server in Nürnberg | Free mit 10 Deals; E-Mail-Sync erst ab Suite |
Die Quellen stehen unten und bei jedem Anbieter im Vergleich auf der Startseite. meetergo ist Herausgeber dieser Seite.
Fragen an die Anbieter und die Entscheidung
Fragen zu Preis und Vertrag
- Gilt der genannte Preis nur bei jährlicher Zahlung oder nur im ersten Jahr?
- Was kostet eine zusätzliche Person, und gibt es Mindestnutzer?
- Welche Zusatzmodule brauchen wir für unser Profil, und was kosten sie?
- Wie lang ist die Kündigungsfrist?
Fragen zu Daten und Datenschutz
- Wo werden unsere Daten gespeichert, und wo verarbeiten Unterauftragsverarbeiter sie?
- Wie schließen wir den AVV ab?
- In welchem Format exportieren wir alle Daten, auch Notizen und Aktivitäten?
- Was passiert mit den Daten nach der Kündigung?
Fragen zu Import und Unterstützung
- Wie importieren wir unsere Liste, und wie werden Dubletten erkannt?
- Gibt es Hilfe bei der Einrichtung, und kostet sie extra?
- Auf welcher Sprache und über welchen Kanal erreichen wir den Support?
Wann Sie bei der Tabelle bleiben
Ein CRM lohnt sich nicht in jedem Fall. Bleiben Sie vorerst bei der Tabelle, wenn eine Person alle Kunden betreut, Anfragen selten und über einen Kanal kommen und niemand vertreten werden muss. Legen Sie dann fest, wann Sie neu entscheiden, etwa wenn eine zweite Person Kunden betreut. Ein Gratistarif ist ein günstiger Zwischenschritt, siehe CRM kostenlos.
Unsere Einschätzung als Herausgeber
Entstehen Ihre Aufträge über Termine und Anrufe, gehört meetergo auf die Liste, weil Buchung, Telefonassistent und CRM in einer Suite stecken. Brauchen Sie Angebote, Rechnungen und Warenwirtschaft in einem System, passt weclapp besser. Arbeitet Ihr Vertrieb vor allem per E-Mail mit vielen B2B-Kontakten, sind Pipedrive oder Salesflare mit ihrer E-Mail-Anbindung naheliegender. Vergleichen Sie am Ende zwei oder drei Anbieter im Test, siehe CRM testen.
Fragen und Antworten
Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?
Für ein kleines Unternehmen reichen zwei bis drei, die Ihre Muss-Kriterien erfüllen. Mehr Anbieter verlängern den Test, ohne die Entscheidung besser zu machen.
Wer sollte an der Auswahl beteiligt sein?
Die Person, die entscheidet, und mindestens eine Person, die das CRM später täglich nutzt. Wer am meisten damit arbeitet, merkt im Test am schnellsten, wo es hakt.
Brauche ich ein Lastenheft?
Ein förmliches Lastenheft ist für ein kleines Team selten nötig. Das Anforderungsprofil oben erfüllt denselben Zweck auf einer Seite und lässt sich an Anbieter schicken.
Ist eine lange Funktionsliste ein gutes Zeichen?
Nicht unbedingt. Entscheidend ist, ob die Funktionen, die Sie im Profil als Muss markiert haben, im bezahlbaren Tarif enthalten sind und im Alltag genutzt werden.
Was ist wichtiger, Preis oder Datenstandort?
Das legen Sie im Profil fest. Gibt es feste Vorgaben zum Speicherort, ist das ein Muss-Kriterium und kommt vor dem Preis. Die Speicherorte laut Anbieter stehen auf der Seite DSGVO-konformes CRM.
Weiterlesen
Quellen
- meetergo CRM: Kontakt bei der ersten Terminbuchung, E-Mail-Sync ab Suite
- meetergo Telefonassistent: Anrufe in der Zeitleiste des Kontakts
- meetergo WhatsApp: Konversationen als Kontakt im CRM
- meetergo Preise: Free mit 10 Deals
- meetergo Sicherheit: Server in Nürnberg
- Pipedrive: Kanban-Pipeline, E-Mail-Synchronisierung
- monday CRM: mehrere Pipelines, codefreie Plattform
- monday CRM Preise: Teamgröße ab 3 Benutzern
- Salesflare: automatische Erfassung aus Postfach und Kalender
- HubSpot CRM: kostenlose Version
- HubSpot Datenhosting FAQ: Zuweisung des Rechenzentrums
- Zoho CRM: kostenlose Edition, Verweis auf Bigin
- Zoho Datensicherheit: Rechenzentren in den USA oder der EU
- CentralStationCRM: operatives CRM
- CentralStationCRM Preise: Paketpreise
- weclapp CRM: Lead- und Chancenmanagement, Rechnungen
- weclapp Preise: CRM im Paket ERP Dienstleistung
Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Anforderungsprofil, Kriterien und Einschätzungen sind eigene redaktionelle Inhalte.
Diesen Eintrag zitieren
CRM für kleine Unternehmen. „CRM auswählen: Anforderungsprofil und Checkliste“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://crm-fuer-kleine-unternehmen.de/auswahl/