Fragen und Antworten: CRM für kleine Unternehmen

Einen dauerhaft kostenlosen Tarif haben laut Anbieter HubSpot (bis zu 2 Benutzende, 1.000 Kontakte), Zoho CRM (bis zu 3 Benutzer), CentralStationCRM (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte) und meetergo (10 Deals, bis zu 3 Personen). Pipedrive, monday CRM, Salesflare und weclapp bieten Testzeiträume von 14 oder 30 Tagen. Ausführlich auf der Seite: CRM für kleine Unternehmen

Laut eigenen Angaben speichern CentralStationCRM, weclapp (Frankfurt am Main) und meetergo (Nürnberg) Daten in Deutschland. HubSpot und monday CRM bieten eine Region EU (Deutschland), bei HubSpot nach Registrierungsort, bei monday mit strikter Datenresidenz nur im Enterprise-Tarif. Ausführlich auf der Seite: CRM für kleine Unternehmen

Das hängt vom Preismodell ab. Bei Preisen pro Nutzer multiplizieren Sie mit fünf; CentralStationCRM rechnet in Paketen (Team: 3 Nutzer:innen, Small Office: 10). Achten Sie auf Mindestnutzerzahlen (monday CRM: ab 3) und darauf, ob ein Preis nur bei jährlicher Zahlung oder nur im ersten Jahr gilt. Ausführlich auf der Seite: CRM für kleine Unternehmen

Solange eine Person alle Kontakte im Kopf hat, reicht Excel oft. Sobald mehrere Personen mit denselben Kunden sprechen oder Termine, E-Mails und Angebote nachvollziehbar sein müssen, spart ein CRM Zeit, weil es diese Informationen automatisch zusammenführt. Ausführlich auf der Seite: CRM für kleine Unternehmen

meetergo CRM bietet Pipelines, Kontakte und Firmen mit eigenen Feldern, Aufgaben, Notizen, Berichte und E-Mail-Sync ab Suite. Seine Stärke ist die Verbindung mit Terminbuchung, Telefonassistent und WhatsApp. Wer vor allem Marketing-Automation oder ein ERP mit Warenwirtschaft braucht, ist bei spezialisierten Anbietern wie HubSpot oder weclapp besser aufgehoben. Ausführlich auf der Seite: CRM für kleine Unternehmen

Customer Relationship Management heißt Kundenbeziehungsmanagement. Gemeint ist die systematische Pflege von Kundenbeziehungen und meist auch die Software dafür. Ausführlich auf der Seite: Was ist ein CRM?

Im Alltag keiner. Streng genommen bezeichnet CRM den Ansatz, CRM-System und CRM-Software die Anwendung. In Anbieterbeschreibungen meinen alle drei Begriffe in der Regel dieselbe Software. Ausführlich auf der Seite: Was ist ein CRM?

Eine Tabelle kann Kontakte speichern, aber keine Zeitleiste führen, nicht an Aufgaben erinnern und keine E-Mails oder Termine automatisch erfassen. Mehrere Personen arbeiten außerdem schlecht gleichzeitig in derselben Liste. Als Startbestand für den Import ist die Tabelle aber gut geeignet. Ausführlich auf der Seite: Was ist ein CRM?

Ja. HubSpot, Zoho CRM, CentralStationCRM und meetergo haben laut eigenen Angaben einen dauerhaft kostenlosen Tarif, jeweils mit Grenzen bei Nutzern, Kontakten oder Deals. Details stehen auf der Seite CRM kostenlos. Ausführlich auf der Seite: Was ist ein CRM?

Das hängt davon ab, wie bei Ihnen Aufträge entstehen. Unsere Einschätzung als Herausgeber: Läuft der Vertrieb über Termine, Anrufe und WhatsApp, passt meetergo. Für Kontakte und eine einfache Pipeline mit Speicherung in Deutschland passt CentralStationCRM besser, für Marketing und Vertrieb in einem großen Ökosystem HubSpot, für CRM mit Angeboten und Rechnungen weclapp. Der Vergleich zeigt alle acht Anbieter. Ausführlich auf der Seite: Was ist ein CRM?

Verarbeitet der Anbieter Kundendaten in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dazu kommen Speicherort, Unterauftragsverarbeiter und mögliche Übermittlungen in Drittländer. Mehr dazu auf der Seite DSGVO-konformes CRM. Ausführlich auf der Seite: Was ist ein CRM?

Bei HubSpot, Zoho CRM, CentralStationCRM und meetergo laut Anbieter ja, ohne Ablaufdatum. Die Grenzen bei Nutzern, Kontakten oder Deals gelten aber dauerhaft. Testzeiträume wie bei Pipedrive oder monday CRM enden dagegen nach 14 Tagen. Ausführlich auf der Seite: CRM kostenlos

Unter den Gratistarifen mit einer genannten Kontaktgrenze nennt HubSpot mit 1.000 Kontakten die höchste Zahl. Zoho CRM und meetergo nennen auf ihren Preisseiten keine Kontaktgrenze; meetergo begrenzt in Free stattdessen die Deals auf 10. Ausführlich auf der Seite: CRM kostenlos

HubSpot nennt für das kostenlose CRM ausdrücklich keine Kreditkarte. meetergo testet die bezahlten Tarife 7 Tage ohne Kreditkarte, CentralStationCRM 30 Tage ohne Zahlungsdaten. Pipedrive, monday CRM und Salesflare testen ebenfalls ohne Kreditkarte. Ausführlich auf der Seite: CRM kostenlos

Oft ja, solange die Grenzen passen. Bigin by Zoho ist in Free auf einen Benutzer ausgelegt. Wer viele Termine vergibt, sollte darauf achten, dass Kontakte aus Buchungen automatisch im CRM landen. Ausführlich auf der Seite: CRM kostenlos

Ja. Art. 28 DSGVO knüpft nicht am Preis an, sondern daran, dass ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Fragen Sie also auch beim Gratistarif nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr dazu auf der Seite DSGVO-konformes CRM. Ausführlich auf der Seite: CRM kostenlos

Nein. Die DSGVO schränkt Übermittlungen in Drittländer außerhalb von EU und EWR ein (Art. 44 ff.), nicht die Speicherung in einem anderen EU-Staat. Ein Standort in Deutschland oder der EU vereinfacht aber die Prüfung. Die Unterauftragsverarbeiter müssen Sie trotzdem ansehen. Ausführlich auf der Seite: DSGVO und Serverstandort

Die DSGVO verbietet das nicht. Für Übermittlungen in die USA braucht es eine Grundlage nach Kapitel V, etwa das Data Privacy Framework für gelistete Empfänger oder Standardvertragsklauseln. HubSpot nennt im Data Processing Agreement beides. Ob das für Ihre Daten reicht, entscheiden Sie als Verantwortlicher. Ausführlich auf der Seite: DSGVO und Serverstandort

Nicht vollständig. Die CRM-Daten liegen laut meetergo in Nürnberg. Die Unterauftragsverarbeiter-Liste nennt aber Stripe (Abrechnung) und Twilio (SMS) mit Weiterübermittlung in die USA, beim KI-Telefonassistenten Telnyx als US-Vertragspartner und optional wählbare US-Stimmen. Grundlage laut Liste: Standardvertragsklauseln, teils zusätzlich das DPF. Ausführlich auf der Seite: DSGVO und Serverstandort

Unsere Einschätzung als Herausgeber: Für Kontakte und eine einfache Pipeline passt CentralStationCRM (Speicherung in Deutschland, Unterauftragsverarbeiter mit deutscher Anschrift). Für CRM mit Angeboten, Rechnungen und ERP passt weclapp (Frankfurt am Main). Läuft der Vertrieb über Termine und Anrufe, passt meetergo (Nürnberg); prüfen Sie dort die Liste, wenn Sie SMS oder den Telefonassistenten nutzen. Alle Anbieter im Vergleich. Ausführlich auf der Seite: DSGVO und Serverstandort

Für ein kleines Team mit überschaubarem Datenbestand ist der Plan oben auf vier Wochen ausgelegt. Länger dauert es, wenn viele Quellen zusammengeführt werden oder das CRM an ERP, Buchhaltung oder Telefonanlage angebunden wird. Ausführlich auf der Seite: CRM einführen

Nein, nur die, mit denen Sie ein aktuelles oder früheres Geschäft verbindet oder die Sie wieder ansprechen wollen. Alte, unvollständige Einträge bringen Dubletten und belasten Tarife mit Kontaktgrenze. Ausführlich auf der Seite: CRM einführen

Testen sollte die Person, die das CRM später am meisten nutzt, mit echten Vorgängen aus dem letzten Monat. Die Entscheidung trifft die Geschäftsführung anhand der Frage, ob das System die eigenen Schritte automatisch erfasst. Ausführlich auf der Seite: CRM einführen

Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag ab, bevor echte Kundendaten importiert werden. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt den Vertrag als Grundlage der Verarbeitung durch den Anbieter. Mehr auf der Seite DSGVO-konformes CRM. Ausführlich auf der Seite: CRM einführen

Fragen Sie konkret, was doppelt gepflegt wird. Meist hilft es, Felder zu streichen, E-Mail und Kalender anzubinden oder Termine direkt im CRM entstehen zu lassen. Passt das System grundsätzlich nicht zu Ihrem Prozess, ist ein Wechsel nach dem Test günstiger als nach einem Jahr. Ausführlich auf der Seite: CRM einführen

Der günstigste bezahlte Tarif kostet laut Preisseiten zwischen 9,90 € (meetergo Light) und 86 € (weclapp ERP Dienstleistung) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, netto. CentralStationCRM berechnet 25 € im Monat für ein Paket mit drei Personen. Ausführlich auf der Seite: CRM-Kosten

Das hängt von der Teamgröße ab. Für genau drei Personen ist das Paket von CentralStationCRM in den Rechenbeispielen oben am günstigsten. Bei vier oder fünf Personen gilt dort schon Small Office mit 79 €; dann sind mehrere Tarife pro Nutzer günstiger. Ausführlich auf der Seite: CRM-Kosten

Pro Monat ist sie bei Pipedrive, Zoho CRM, monday CRM, Salesflare und weclapp günstiger. Dafür zahlen Sie teils im Voraus und binden sich je nach Anbieter für die Laufzeit. Testen Sie vorher, damit Sie nicht ein Jahr für ein CRM zahlen, das niemand nutzt. Wie, steht auf der Seite CRM testen. Ausführlich auf der Seite: CRM-Kosten

Nein. meetergo, CentralStationCRM, Pipedrive und weclapp nennen Nettopreise zuzüglich MwSt., HubSpot, Zoho und monday CRM Preise zuzüglich Steuern. Salesflare gibt auf der Preisseite nicht an, ob Steuern enthalten sind. Ausführlich auf der Seite: CRM-Kosten

Für ein kleines Unternehmen reichen zwei bis drei, die Ihre Muss-Kriterien erfüllen. Mehr Anbieter verlängern den Test, ohne die Entscheidung besser zu machen. Ausführlich auf der Seite: CRM auswählen

Die Person, die entscheidet, und mindestens eine Person, die das CRM später täglich nutzt. Wer am meisten damit arbeitet, merkt im Test am schnellsten, wo es hakt. Ausführlich auf der Seite: CRM auswählen

Ein förmliches Lastenheft ist für ein kleines Team selten nötig. Das Anforderungsprofil oben erfüllt denselben Zweck auf einer Seite und lässt sich an Anbieter schicken. Ausführlich auf der Seite: CRM auswählen

Nicht unbedingt. Entscheidend ist, ob die Funktionen, die Sie im Profil als Muss markiert haben, im bezahlbaren Tarif enthalten sind und im Alltag genutzt werden. Ausführlich auf der Seite: CRM auswählen

Das legen Sie im Profil fest. Gibt es feste Vorgaben zum Speicherort, ist das ein Muss-Kriterium und kommt vor dem Preis. Die Speicherorte laut Anbieter stehen auf der Seite DSGVO-konformes CRM. Ausführlich auf der Seite: CRM auswählen

Lange genug, damit ein typischer Vorgang mindestens bis zum Angebot kommt. Für viele kleine Teams sind das 14 Tage, bei längeren Verkaufswegen 30 Tage. Ausführlich auf der Seite: CRM testen

Ja, mit einem Ausschnitt. Nur mit echten Vorgängen sehen Sie, ob E-Mails, Termine und Aufgaben im Alltag ankommen. Schließen Sie vorher den AVV ab und übernehmen Sie nicht mehr Daten als nötig. Ausführlich auf der Seite: CRM testen

Laut Anbieter nicht bei meetergo, Pipedrive, monday CRM und Salesflare. CentralStationCRM testet ohne Zahlungsdaten, und HubSpot verlangt für das kostenlose CRM laut Produktseite keine Kreditkarte. Ausführlich auf der Seite: CRM testen

Das regelt jeder Anbieter anders, und nicht alle sagen es auf der Preisseite. meetergo wechselt automatisch in Free, Salesflare behält Konto und Daten beim Wechsel in einen bezahlten Tarif. Exportieren Sie vor dem Ende, wenn Sie nicht weitermachen. Ausführlich auf der Seite: CRM testen

Ja, aber nicht mehr. Erfassen Sie dieselben neuen Anfragen in beiden Systemen und vergleichen Sie mit denselben Kriterien. Bei mehr als zwei Systemen pflegt das Team nichts mehr richtig. Ausführlich auf der Seite: CRM testen

Ein Lead ist ein Interessent, der noch nicht qualifiziert ist. Ein Kontakt ist jede Person, die Sie im CRM führen, egal ob Interessent, Kunde oder Partner. Manche Systeme trennen beides, andere arbeiten nur mit Kontakten und einem Status. Ausführlich auf der Seite: CRM-Glossar

Ein Deal ist eine einzelne Verkaufschance. Die Pipeline ist die Abfolge der Phasen, in denen alle Deals stehen. Die Pipeline zeigt also viele Deals, jeder Deal steht in genau einer Phase. Ausführlich auf der Seite: CRM-Glossar

Ja. Data Processing Agreement (DPA) oder Data Processing Addendum ist die englische Bezeichnung für den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. US-Anbieter wie HubSpot, Pipedrive oder monday CRM nennen ihn so. Ausführlich auf der Seite: CRM-Glossar

Es gilt nur für US-Empfänger auf der Data Privacy Framework List. Mehrere Anbieter stützen Übermittlungen deshalb auf DPF und Standardvertragsklauseln zugleich, zum Beispiel HubSpot und Pipedrive. Ob das für Ihren Fall reicht, ist eine rechtliche Frage; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Mehr auf der Seite DSGVO-konformes CRM. Ausführlich auf der Seite: CRM-Glossar